Neues Transparenzregister: Handlungsbedarf für KMU

Am 1. Oktober 2026 ist das neue Gesetz zum Transparenzregister in Kraft getreten. Es soll dazu beitragen, Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Vielen KMU ist jedoch offenbar noch nicht bewusst, dass sich daraus konkreter Handlungsbedarf für ihren Betrieb ergibt.

Betroffen sind grundsätzlich alle AG, GmbH und Genossenschaften, auch kleine KMU und Einpersonen-AG. Ausgenommen sind unter anderem Einzelunternehmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften sowie Vereine und Stiftungen.

Betroffene Unternehmen müssen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen im Transparenzregister melden. Ein bestehender Handelsregistereintrag allein genügt nicht. Bei vorsätzlicher Verletzung der Meldepflicht drohen Bussen von bis zu CHF 500’000.

Vorgehensweise

1. Wirtschaftlich berechtigte Personen ermitteln

Als wirtschaftlich berechtigte Personen gelten natürliche Personen, die ein Unternehmen direkt oder indirekt kontrollieren: durch eine Beteiligung von mindestens 25 % am Kapital oder an den Stimmrechten, allein oder in gemeinsamer Absprache mit anderen, oder auf andere Weise, etwa durch vertragliche Rechte.

Erfüllt niemand diese Kriterien, muss stattdessen das oberste Mitglied des leitenden Organs gemeldet werden.

Für jede wirtschaftlich berechtigte Person sind Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Wohngemeinde und Wohnsitzland sowie Art und Umfang der Kontrolle zu erfassen. Die Angaben müssen geprüft und die entsprechenden Belege aufbewahrt werden.

2. Fristen für die Erstmeldung

Für Schweizer Gesellschaften, die bereits vor dem 1. Oktober 2026 bestanden haben, gelten folgende Regelungen:

a) Bei einer Handelsregisteränderung seit dem 1. Oktober 2026

Die Erstmeldung muss innert eines Monats nach der SHAB-Publikation der ersten Änderung erfolgen, beispielsweise nach einem Sitzwechsel oder einer Änderung im Verwaltungsrat.

b) Ohne frühere Handelsregisteränderung

Sind sämtliche wirtschaftlich berechtigten Personen bereits als Gesellschafter oder Organ im Handelsregister eingetragen, gilt die Frist bis zum 1. Oktober 2028.

Andernfalls gelten folgende Höchstfristen:

Eine eingeschränkte Revision zählt hier als «ohne ordentliche Revisionspflicht».

Neugründungen ab dem 1. Oktober 2026: Die Meldung muss innert eines Monats nach der Eintragung im Handelsregister erfolgen.

3. Zugang einrichten und Meldung einreichen

Die Meldung erfolgt kostenlos über EasyGov.swiss. Dafür sind folgende Schritte erforderlich:

• Registrierung mit einem persönlichen AGOV-Login, sofern noch kein Zugang besteht.

• Verknüpfung des Kontos mit dem Unternehmen und Abschluss des erforderlichen Vollmachtsprozesses.

• Erfassung der wirtschaftlich berechtigten Personen nach der Freischaltung und Einreichung der Meldung.

Für die Freischaltung sollten einige Tage eingeplant werden. Die Registrierung allein ersetzt die Meldung nicht. Alternativ kann auch ein Treuhänder mit der Meldung beauftragt werden.

4. Angaben aktuell halten

Meldepflichtige Änderungen müssen innert eines Monats ab Kenntnis nachgemeldet werden. Unternehmen sollten intern festlegen, wer künftig Änderungen der Eigentums- und Kontrollverhältnisse sowie der gemeldeten Personendaten überwacht und meldet.

Bei Unsicherheiten zu den erforderlichen Angaben oder den geltenden Fristen empfiehlt sich eine frühzeitige Rücksprache mit dem Treuhänder.

Weitere Informationen und Sonderfälle sind unter transpareg.admin.ch zu finden.